Denne tekst er ment som en hjælp til dig og mig og alle andre. Desto nemmere det er for modtageren at læse en besked, desto flere modtagere vil faktisk læse og tage stilling til teksten.
Hvis man ikke kan læse teksten på sin Ipad eller telefon i det øjeblik man bliver opmærksom, er der en betydelig risiko for at man ikke får den læst.
Jeg vil opfordre til at du fremover overvejer hvilket format du udsender kommunikation, dine 30 sek ekstra (den tid det tager at lave en pdf i Officeprogram) kan spare hundredevis af modtagere 30+ sekunder hver (den tid det tager ekstra at åbne et Officeprogram).
Det er klart nemmest for modtageren at få det i denne rækkefølge:
1) Pænt formatteret tekst direkte i kommunikationsmediet, fx html-mail (Mail med fed skrift billeder osv.)
2) PDF – Læses af samtlige moderne telefoner, ipads, tablets osv
3) .doc .docx .odf o.lign = Word format
Fordele ved at undlade fil, dvs ren tekst, gerne pænt formatteret og med billeder:
– Det kan læses på alle enheder, smartphones, ipad osv
– Det er oftest nemmest at læse på andre skærmstørrelser, da der ikke er nogen fastlåst A4 formattering.
– Det kan læses umiddelbart uden yderligere tiltag, klik eller ventetid
– Man risikerer ikke at mailen “glemmes” fordi det lige er lidt bøvlet at læse indholdet.
Fordele ved pdf:
– De kan altid læses på ipad og smartphones. Apps til at læse PDF’er er designet til at skærmen ikke lige kan håndtere A4, og har ofte smarte tiltag til a gøre læsningen nem.
– Det tager typisk max 2-3 sekunder at få PDF op på skærmen, mod Word/Office som kan tage 30-60 sek.
– Det er typisk meget nemmere at overskue/rulle i teksten på skærmen, både på computer, ipad, smartphone.
– Der er ingen risiko for at formattering “kokser” mellem forskellige programmer. Det er ikke alle som har Word som koster penge, og Open/LibreOffice kan fejle når der er billeder eller tabeller indlejret. På telefonen er det næsten sikkert det ser skørt ud.
– Det er super til ting som skal printes helt præcist, det bliver fuldstændig som man havde regnet med.
Fordele ved Word:
– Man redigere indholdet – hvilket man som modtager jo yderst sjældent/aldrig har behov form.
– Derudover er der kun ulemperne
- Umuligt/meget svært at overskue på telefon eller Ipad
- Tungt at læse på computer.
For at lave en pdf i word skal man enten “gemme som” for at lave en pdf, evt “eksportere” som pdf.
Det er altså meget nemt at lave en pdf
Google søgning http://www.google.dk/search?q=word+pdf+gem+som